Listy biznesowe to wiadomości, które firmy wysyłają do klienta, dostawcy lub podmiotu rozwiązywać problemy biznesowe. Stanowią one ważną broń, za pomocą której przedsiębiorcy mogą oferować produkty i usługi, a także proponować projekty komercyjne.
Ten rodzaj komunikacji wykorzystuje poprawny i konwencjonalny język do przekonać nadawcę wykonać określoną czynność. Ponadto istnieją różne rodzaje listów handlowych w zależności od rodzaju działalności: sprzedaż, reklamacja, oferty, prośby o informacje i reklamę.
Jakie są zalety listów biznesowych?
Listy biznesowe pozwalają na rozwiązywanie problemów biznesowych i są bardzo przydatne w firmach, oto korzyści:
- Przedstaw komercyjną prezentację firmy.
- Poproś o informacje klientów lub dostawców.
- Przedstaw podziękowania, skargi lub roszczenia.
- Poinformuj o promocje lub nowe produkty.
- Organizuj spotkania biznesowe lub imprezy.
- Poza sojusze biznesowe lub opracowywanie nowych projektów.
- Wyślij dowód wpłaty i faktury.
- Oferuj odpowiedzi na pytania zadane przez klientów lub podmioty.
- Wysyłaj oferty z cenami.
Jakie cechy i cechy powinien mieć skuteczny list biznesowy?
- Przedstawia pełna informacja: List musi zawierać wszystkie elementy, które nadawca chce przekazać i które pozwalają na pozytywną odpowiedź ze strony odbiorcy. Są to niezbędne: adres nadawcy i odbiorcy, referencje, data wydania, zwrot grzecznościowy, treść i zamknięcie. Ignorowanie elementu może spowodować nieporozumienia.
- Zwięzłość: pomysły muszą być przekazywane krótkie i wymowne zdania, aby nie przedstawiać nadmiernej liczby słów. Ponadto należy unikać stosowania bardzo złożonych słów i skrótów, które mogą utrudniać zrozumienie przekazu. Proste terminy zwiększają przejrzystość litery i ułatwiają jej interpretację. Jeśli masz wątpliwości co do użycia słowa, przejdź do słownika.
- Zwięzłość: Punkty należy kierować bezpośrednio bez wychodzenia z głównego tematu listu. Chodzi o to, aby odbiorca otrzymał wiadomość w jak najkrótszym czasie, unikając dotykania niepotrzebnych lub zbędnych aspektów. Zdania mogą być krótkie lub długie, ale zawsze powinny być jasne, unikając wyrażeń, które nie są istotne.
- Podział treści: zwykle listy biznesowe mają 3 akapity w treści. Pierwszy akapit zawiera wprowadzenie, w którym przedstawiono główne idee lub ważne wstępne informacje. Drugi to podstawa listu, w której opracowywane są odpowiednie aspekty i wyszczególnione są szczegóły. Wreszcie w ostatniej jednej trzeciej treści wiadomość zostaje zamknięta, powtarzając prośbę będącą przedmiotem listu.
- Ton: osobisty, jakbyś rozmawiał z odbiorcą twarzą w twarz. Ponadto konieczne jest użycie miłe wyrażenia i chęć tworzenia przyjaznego środowiska. Musisz jednak trzymać się granic, aby uniknąć wysyłania obrazu fałszywego pochlebstwa.
- Pisownia: musi być nienaganna, bez smug i plam w przypadku listów pisanych odręcznie. Zła pisownia wskazuje na brak przygotowania i niewielką znajomość języka, tworząc negatywny wizerunek nadawcy.
- Jeśli list ma na celu sprzedaż produktu lub usługi, powinien skupić się na korzyści dla odbiorcy. Cechy produktu schodzą na dalszy plan, ważne jest, aby powiedzieć odbiorcy, co zyskuje na jego zdobyciu.
- Estetyczny: Czysty, atrakcyjny i elegancki. Pismo jest ważne, ale trzeba też starać się uchwycić dobre wrażenie wizualne poprzez nienaganną prezentację. Styl treści zależy od autora, który potrafi pisać blokami lub z wykorzystaniem wcięć akapitowych.
- Składnia: wyrażone pomysły muszą być całkowicie powiązane, aby litera miała sens. Prawidłowe użycie złączy jest ważne, aby uniknąć niezrozumienia komunikatu.
- Aspekt psychologiczny: redaktor musi dostosować list do osobowości i charakteru odbiorcy. Dlatego ważne jest, aby znać klientów i dostawców, z którymi firma jest powiązana. Uwzględniając charakterystykę odbiornika, zwiększamy prawdopodobieństwo otrzymania odpowiedzi.
- Korekta: skuteczny list to taki, który jest wysłany we właściwe miejsce i do właściwej osoby. Ważne jest, aby po napisaniu adresu odbiorcy zweryfikować, aby uniknąć nieporozumień. Należy również sprawdzić treść, aby poprawić błędy ortograficzne.
