Chociaż transakcje za pośrednictwem mediów cyfrowych stają się coraz bardziej powszechne, gotówka jest nadal szeroko stosowana. Z tego powodu dzisiaj porozmawiamy jakie są zasady i procedury obsługi gotówki w firmie.
Z pewnością kontrole w firmie są konieczne, dlatego takie działania jak numerowanie faktur czy paragonów w Excelu mogą automatycznie pomóc w kontrolowaniu pieniędzy. Z kolei musisz ustalić pewne kryteria obsługi gotówki.
Zasady i procedury obsługi gotówki w firmie
Wartość gotówki jest bezdyskusyjna, ale wiele startupów ma wątpliwości, jak sobie z nią poradzić. Dlatego zdecydowanie zaleca się uwzględnienie pewnych kryteriów prawidłowo obsługiwać gotówkę.
Konieczna jest systematyczna kontrola
Chociaż mówimy o gotówce, musi ona mieć również systematyczną kontrolę, znając podstawowe elementy systemu informacji księgowej. Celem jest zastosowanie systemu, w którym ustalane są zasady, aby wszystko było w porządku.
Wszystko to najlepiej sprawdza się w pomoc księgowego, który wskaże cele i cechy wewnętrznego systemu księgowego. W każdym przypadku, poza ladą, należy ustalić przepisy i sposoby kontrolowania gotówki.
Śledzenie wpływów i wypływów środków pieniężnych powinno być przedstawiane w bilansach dziennych. Dlatego ważne jest, aby osoba odpowiedzialna oceniła, czy dzienne saldo firmy jest powiązane z bieżącą gotówką.
Mimo to nie chodzi tylko o bilans dzienny, zaleca się również, aby pracownicy zostali poinstruowani, aby zanotowali wszystkie ruchy wykonywane za gotówkę. W ten sposób menedżer może dokładniej ocenić te ruchy i zobaczyć, czy nie ma niespójności.
Limity muszą być ustalone
Częstym błędem w małych i średnich firmach, które obsługują gotówkę, jest to, że pozwalają na jej gromadzenie. Z pewnością najlepiej byłoby ustalić limity przy obsłudze gotówki, czyli nie powinno być dużo gotówki w kasie.
Z pewnością gotówka jest absolutnie niezbędna w wielu okolicznościach, zwłaszcza jeśli chodzi o małe firmy. Dlatego pozostawienie określonej kwoty może być wygodne. Z tego powodu weź pod uwagę kwoty gotówki, które Twoim zdaniem są potrzebne na codzienne wydatki.
W każdym razie uważamy, że najlepsze byłoby wypłacać pieniądze codziennie lub co tydzień, w zależności od ilości gotówki, która zwykle trafia do Twojej firmy.
Wpłać pieniądze do banku
Jak zauważyliśmy wcześniej, nigdy nie zaleca się przechowywania znacznych ilości gotówki. Z tego powodu pieniądze powinny być zdeponowane na koncie bankowym. Z pewnością transakcje online są znacznie wygodniejsze, gdy mówimy o znacznych liczbach.
Z tego powodu, ilekroć Zarządzanie gotówką, zanieś do banku te kwoty, które nie zostaną wykorzystane w firmie. Z pewnością dużo lepiej jest zarządzać pieniędzmi w banku niż chodzić z gotówką. Prawda jest taka, że o wiele bezpieczniej jest dokonywać stałych wpłat pieniędzy, które są obsługiwane w firmie.
Oczywiście bezcelowe będzie zdeponowanie pieniędzy, jeśli nie są one odpowiednio zarządzane, dlatego zaleca się poznanie podstaw prawidłowego zarządzania pieniędzmi. Będzie to najważniejsze, niezależnie od tego, czy masz gotówkę, czy zdeponowałeś go w banku.
Uważaj na pieniądze, które przemieszczają się w Twojej firmie
Oprócz wszystkich powyższych, bardzo ważne jest podjęcie odpowiednich środków ostrożności i bezpieczeństwa. Na przykład jest to zalecane obsługiwać sejfy lub inne systemy, za pomocą których pieniądze są chronione. Chociaż wcześniej wskazywaliśmy, że najlepiej zdeponować pieniądze w banku, to nieuchronnie przyjdzie czas, aby w biznesie pojawiła się gotówka.
Ważne jest, aby gotówka, która jest w naszej firmie, była zawsze bezpieczna. Z kolei zaleca się przygotowanie środowiska z systemy bezpieczeństwa i alarmy. W ten sposób pracownicy będą przygotowani na każdą ewentualność.
Również jako przedsiębiorca musisz znać problemy księgowe i finansowe w firmach, aby ich uniknąć. W ten sam sposób weź pod uwagę wszystko, co zostało powiedziane na temat gotówki.
