W tradycyjnej transakcji po zakupie generowana jest faktura umowna i sprzedażowa. Dożywotni proces fakturowania zawsze składał się z dużo szerszego i bardziej skomplikowanego zestawu procesów, które obejmują akceptację sekcji, procedurę odcinkową, dostawę i płatność końcową. To jest prosty proces od zakupu do zapłaty z pozycji kupującego i od zamówienia do gotówki z pozycji sprzedawcy lub moderatora. Ma komercyjną nazwę procesu.
Kiedyś tradycyjna faktura była sporządzana, drukowana, zapisywana i wysyłana. Następnie powiadom o wysłaniu faktury komukolwiek, kto ją otrzyma, w tym celu niezwykle ważne było, aby osoba potwierdzi przybycie produktu. Pamiętając, że jest też automat POS.
Dziś zmieniło się, aby wykonać faktura w pełni elektroniczna, ponieważ jest to dokument cyfrowy w formacie XML. Każda firma ma obowiązek zatrudnić osobę, która będzie odpowiedzialna za stworzenie i instalację oprogramowania, za pomocą którego będzie generowana każda faktura. Pamiętaj, że chcesz optymalnie zarządzać pieniędzmi firmy.
Chcąc mieć większą kontrolę, wydajność i szybkość. Te elementy były przyczyną wystawić fakturę, która przyzna im emisję, podobnie otrzymają odbiór tego samego z programu poszukującego źródeł finansowania firmy.
Elektroniczne procedury fakturowania
System posiada następujące procesy: firma zatrudnia pracownika technologicznego, który zapewni emisję i odbiór faktur elektronicznych za pośrednictwem oprogramowania komputerowego. A przed przekazaniem operatora musi potwierdzić proces bez tego potwierdzenia i / lub walidacji faktury nie będzie miał wartości podatkowej.
W ten sposób po 48 godzinach od wysłania faktury faktura nie powinna czekać tak długo, jak wcześniej. Gdy proces zostanie zweryfikowany, zostanie wysłany do odbiorcy, który będzie miał Trzy dni oskarżać, odrzucić lub zaakceptować. Po otrzymaniu faktury otrzymasz numer identyfikacyjny, który zostanie umieszczony w bazie danych pojedynczego rekordu, czyli baza danych.
Wszystkie te procesy będą obsługiwane cyfrowo, nawet z podpisami cyfrowymi, zawsze zgodnie z zasadami firmy. Wszystkim tym zajmą się pracownicy kontraktowi, przynajmniej tego nie chce administracja.
Elektroniczne procesy fakturowania
Ważne jest, aby procesy te były wcześniej wykonywane przez księgowego za pośrednictwem pracownika oprogramowania. Procesy fakturowania elektronicznego wraz z walidacją firm są następujące:
- Skontaktuj się z dostawcą technologii: Przed wykonaniem jakiegokolwiek ruchu pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, jest zatrudnienie dostawcy technologii, który to zrobił znajomość tego oprogramowania.
- Obowiązki i aktualizacja oprogramowania: każda firma związana z tym procesem rozliczeniowym musi mieć taką samą lub podobną technologię, jak ta, która została nałożona.
- Autoryzacja: Po wykonaniu powyższych procesów zostaniesz poproszony o nadanie pliku autoryzacja numeracji faktur.
- Potwierdzenie: Ta prośba zostanie dostarczona pocztą i będzie miała 2 dni na potwierdzenie lub odrzucenie.
- Konfiguracja w firmie dostawcy: Ten ostatni krok jest wykonywany przez Sprawdź wszystkie rozliczenia (Zostanie to zrobione, gdy to wskaże).
Etapy fakturowania elektronicznego
Należy zawsze pamiętać, że przed prawidłowym wystawieniem faktury elektronicznej należy wykonać następujące czynności:
- Musisz występować kwalifikacje jako rozliczający firmę lub praca, termin ten jest przyznawany osobom odpowiedzialnym za wystawianie faktur.
- Musisz wybrać oprogramowanie, możesz je stworzyć samodzielnie lub po prostu zatrudnić kogoś, kto zrobi to za Ciebie.
- Ważne jest, aby wykonać krok generowania, a następnie przekazać go do weryfikacji.
- Poczekaj na weryfikację, ten proces gwarantuje spełnienie wszystkich wymagań.
- Po wystawieniu faktury będzie wysłane do kupującego.
Na koniec należy zauważyć, że należy wziąć pod uwagę, że jest niewiele krajów, które wdrożyły tę metodę, w Kolumbii metodę tę zaobserwowano znacznie częściej, a tym, który weryfikuje wszystkie te procesy jest DIAN. Jest to bezpieczny i wygodny proces, który powinien zostać wdrożony we wszystkich krajach.
